【ビジネス】好感度があがる ビジネス 電話のかけ方
- 2019.03.22
- ビジネス で好感度 信頼度をあげる秘策
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ビジネス 電話 をあなたからかけなければいけないときは、電話で話す内容を先に考えてスムーズに進めていかなればいけません。とはいえ、なれていないとだれでも戸惑うこともあります。
しかし、ビジネスの話の流れの作り方や状況に合わせた話の切り出し方についてあらかじめ知っていると自分に自信がつくので堂々とした話し方ができるようになります。
ここから、好感度が上がるビジネス電話のかけ方について詳しくご紹介していきます。
ビジネス電話をかける前の準備
ビジネスの場で電話をかけるときは、相手の時間を割いてもらっているという意識をもつことが大切です。
そのため、できるだけ簡潔に要領よく話をすすめていけるように、資料やメモを手元に準備しておくことがビジネスで好感や信頼を得ることに繋がります。
ビジネス電話の応対の仕方については→【ビジネス】ビジネスで好感を得る！電話応対のルールと敬語の使い方 状況に合わせた対応がすぐにわかる
ビジネス電話でマナー違反になること
ビジネスの電話をかけるときは、朝の出勤直後の時間、お昼休みの時間に電話をかけることは避けなければいけません。
電話が長引きそうなときは、「今、お時間よろしいでしょうか」と尋ねることも忘れないようにします。
ビジネス 電話 でのはじめの切り出し方
電話かける前に伝える用件をしっかり整理してかけるようにします。
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「〇〇社の杉本と申します」（まずは自分の社名と名前を告げます）
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「お世話になっております」（相手より先にあいさつする場合）
or「こちらこそいつもお世話になっております」（相手が先に「お世話になっております」と言ってくれたときのあいさつの仕方）
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「恐れ入りますが、営業課の田中様はいらっしゃいますでしょうか」
（用件を先に尋ねられたら「〇〇件のお電話差し上げました」と伝えます）
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「ただいまおつなぎいたしますので‥」と言われたら「恐れ入ります」と答えます。
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指名者の人が電話にでてくれたら「いつもお世話になっております。〇〇社の杉本です」ともう一度あいさつをします。
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「〇〇の件で少しご相談したいことがございまして、お電話をさせていただきました。今お時間よろしいでしょうか」（すぐに用件を伝えるようにし、相手の都合を聞きます）
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用件が終わったあとは「お忙しいところ、ありがとうございました。失礼いたします」と丁寧にあいさつをし、静かに電話を置きます。
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ビジネス電話 で相手が不在だった時の話し方
もし、電話で話したい相手が不在だった場合、電話をかけた側が電話を再度かけ直すのがきまりです。
かけ直すことを伝えるとき
「それでは、◯時頃こちらからおかけします」
相手からかけ直すと言われたとき
取り次いでくれた人が「戻り次第こちらからお電話いたしますが、いかがいたしましょうか」と言われたときは、
よほど急ぎではないときは「それでは申し訳ないので、◯時頃にまたこちらからかけさせていただきます」と伝えるか
「では、恐れ入りますが、〇〇社の田中より電話があった旨をお伝えいただけますでしょうか」と伝言をお願いします。
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先にメールやFAXで用件を送るとき
「それでは、用件をメールでお送りしておきますので、お伝えいただいてもよろしいでしょうか」
好感を得るビジネスメールの詳しい書き方については→ 【必見！】ビジネスメールで好感を得る方法 すぐに読みたいと思わせるテクニックがわかる
緊急の用件があるとき
「恐れ入りますが、◯時までに確認したいことがございますので、ご本人にご連絡とれますでしょうか」と伝え
取り次いでくれた人が「戻り次第、こちらからお電話いたします」と言ってくれた場合は、「よろしくお願いいたします」と丁重にあいさつをし、お願いします。
ただし、あなたより役職がかなり上の人の場合は、やはり、あなたからかけなおしたほうがよいでしょう。
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ビジネス の確認をしたい時の電話話し方
ビジネスの場で用件の確認をしなければいけない場面も多々あります。そんなときの電話のかけ方についての例です。
「お送りいただきましたメールについてご確認したい点がありまして、ご連絡いたしました」
「ご都合をお聞きしたいと思いまして、お電話いたしました」
「〇〇の件のついてうかがいたいのですが、〇〇様はいらっしゃいますでしょうか」
好感度が上がるビジネス 電話 のかけ方ポイント
好感度が上がるビジネス電話のかけ方のポイントは、相手の時間を割いている配慮をもつことです。
電話をかける前の心の準備をしっかりしておきます。
①用件を箇条書きにして整理しておくこと
②相手が不在だった場合、用件を伝言するメールまたはFAXを先に送ること
③相手が不在だった場合、自分が電話をかけなおしをする旨を伝えること
電話を切る前に時間を割いてもらったことへのお礼を忘れないようにします。相手への配慮の気持ちをもつとビジネス電話の好感度があがります。
好感を得るためのビジネス文章の書き方については→【ビジネス文書の基本がわかる】ビジネス文書のフォーマット・書き方から簡単作成！
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