【 ビジネス文書 の基本がわかる】ビジネス文書 のフォーマット・書き方から簡単作成！
- 2019.03.08
- ビジネス文章 ビジネスメール のできる人に思われる書き方
- 記, 謹言, 社内文書, 季節, 以上, お見舞い, 頓首, 前付け, 時候, 拝啓, 日本マニュアル, 急啓, 本文, 敬具, ビジネス, 急白, 文書番号, 拝呈, 信頼度, 草々, 発信日付, 啓白, 好感度, 早々, 受信者名, 啓上, ビジネス文書, 冠省, 発信者名, 拝具, 拝復, 頭語, 敬白, 件名, 復啓, 末文, 謹呈, ビジネス文書フォーマット, お依頼, 結語, 謹啓, 社外文書, ご挨拶
ビジネスの場で絶対必用になってくるのが ビジネス文書 です。ビジネス文書と聞くと難しそうと考えがちですが、
基本のフォーマットや ビジネス文書 の作り方のポイントさえわかれば、だれでも「できる人」と思われる文書を作成することができます。
ここでは、ビジネス文書 の基本を詳しくご紹介していきます。
ビジネス文書 とはどんなものか
ビジネス文章には「社外文書」「社内文書」があります。「社外文書」とは、取引先や顧客に伝える文章で、「社内文書」は、会社内の人たちと情報伝達をやりとりする文章のことをいいます。
「社外文書」には『通知書』『案内書』『依頼書』『委任状』『お祝い』『お見舞い』『詫び状』『請求状』『推薦状』などさまざまな種類があり、
「社内文書」には、『掲示・案内』『回覧』『通知・指示書』『業務報告』『稟議書』『提案書』『企画書』『届出』などの文章作成が求められます。
ですが、さまざまな種類のビジネス文書の基本は、おおかたの形がきまっています。基本フォーマットの仕組みや頭語、結語、起こし言葉のきまりを知っていれば好感度、
信頼度があがるビジネス文章を作成することができるはずです。
ビジネス文書の目的
ビジネス文書とは、誰にあてて、何についてわかりやすく書いているかということがポイントなります。そのためには、ひと目見て何の情報を書いているのかがわからなくてはいけないということです。
ビジネス文書では、先に結論を提示し、そのあとに理由などを説明していきます。具体的な例をあげていきます。
ビジネス文書例
第12345号
20××年◯月◯日
株式会社 YOK
営業部 山田成美 様
株式会社 中山制作所
営業部 井上彰
新商品「めもーるくん」発表のご連絡
拝啓 初夏の候、貴社におかれましては、ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。
日頃は格別のご愛顧賜り、厚くお礼申し上げます。
さて、このたび弊社でかねてより制作しておりました万能メモ帳の「めもーる君」が完成いたしました。同製品は弊社独自のデータと研究を元にさまざまな形式のメモ帳に付箋とペンが一体となりどのような場所でも役立つ事務用品となりました。
つきましては、一般公開に先立ち新商品「めもーるくん」の発表会を下記の通り開催いたします。ご多忙のところ誠に恐縮ですが、ぜひ、ご来場の上、ご降臨賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
まず、書面にてご案内申し上げます
敬具
記
日時： 20☓☓年5月5日（金） 14：00～15：00
会場： 〇〇タワー3階多目的ホール
以上
ビジネス文書の基本フォーマット
ビジネス文書の基本フォーマットを詳しく見ていきます。グレーの部分が『前付け』といい、そこから下が『本文』になります。
①第00000号
②20××年◯月◯日
③株式会社〇〇○
〇〇部 〇〇○様
④株式会社△△
△△部 △△△△
⑤〇〇○〇〇〇〇のご連絡
⑥拝啓 ⑦〇〇の候、貴社におかれましては、ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。
さて、⑧このたび〇〇○〇〇○〇〇○〇〇○〇〇○〇〇○〇〇○〇〇○〇〇○いたします。
つきましては、⑨〇〇○〇〇○〇〇○〇〇○〇〇○〇〇○〇〇○〇〇○〇〇○、
よろしくお願いいたします。
⑩敬具
⑪記
1.△△△ 〇〇○〇〇○〇〇○〇〇○〇〇○〇〇○〇〇○〇〇○〇〇○
2.△△△ 〇〇○〇〇○〇〇○〇〇○〇〇○〇〇○〇〇○〇〇○〇〇○
⑫以上
①文書番号‥社内、所属部署などの通し番号です。内部管理のために必要になります。
②発信日付‥取引にかかわる文章やフォーマルな文章には発信する日付を必ず入れます。
③受信者名‥宛名のことです。個人宛、役職名かで『様』『殿』をつけます。
④発信者名‥差出人のことです。管理職名、担当者名を書きます。場合によっては、押印が必要です。
⑤件名‥「～について」「～件」「～ご案内」「～のお願い」など内容がひと目で分かるようにするために書きます。
⑥頭語‥手紙の冒頭あいさつです。頭語にあわせた結語が決まっています。（詳しくは次の項目で）
⑦前文‥季節の言葉や相手の健康や安全を祝う言葉や安否をたずねる言葉が入ります。
⑧主文‥「さて」「このたび」などの言葉から始まることが多く、ビジネス文書では結論から先に書き、その後に理由や説明を書きます。
⑨末文‥しめくくりの言葉で全体を引き締める効果があります。
⑩結語‥頭語にあった結語をいれていきます。頭語が省力されるときは結語も省略されます。
⑪記‥記書きといい、箇条書きにした具体的な内容を書くことでわかりやすくしていく効果があります。
⑫以上‥記書きを書き終えた最後は「以上」でしめくくるのがきまりです。
ビジネス文書で使う頭語と結語の組み合わせ一覧表
頭語にあわさた結語が決まっています。文章の内容により、頭語と結語の組み合わせも変わってきます。
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文章の種類
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頭語
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結語
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| 一般的な文章① | 拝啓 | 敬具 |
| 一般的な文章② | 拝呈 啓白 啓上 |
敬具 敬白 拝具 |
| 改まった文章 | 謹呈 謹啓 |
敬具 敬白 謹言 頓首 |
| 急用のときの文章 | 急啓 急白 | 敬白 敬具 草々 早々 |
| あいさつを省く文章 | 前略 冠省 | 草々 早々 不一 |
| 返信のときの文章 | 拝復 復啓 | 敬具 敬白 |
| お見舞いのときの文章 | 急啓 | 草々 |
| 訃報のときの文章 | （頭語なし） | 合掌 敬具 |
ビジネスで使う言葉の詳しい使い方については→【保存版】 ビジネス で使う尊敬語・謙譲語がまるわかり！ ビジネス での好感度 信頼度があがる！
ビジネス文書で使う時候のあいさつ
次にビジネス文章では、時候のあいさつが必要になります。ビジネス文章で通年使われる言葉には『時下』という言葉もありますが、季節の言葉を用いることで相手にていねいさが増し好感度をあげることもできます。
| 月 | 時候のあいさつ |
| 1月 |
新春の候 厳寒の候 初春の候 寒さ厳しき折 厳しい寒さが続きますが |
| 2月 | 余寒の候 立春の候 晩冬の候 向春の候 梅花の候 立春のみぎり 立春とは名ばかり |
| 3月 | 早春の候 余寒の候 春寒の候 春陽の候 日一日と春めいてまいりました |
|
4月 |
桜花の候 陽春の候 春たけなわの候 桜花爛漫の季節を迎え |
| 5月 | 新緑の候 若葉の候 青葉の候 若葉の候 風薫る五月 若葉清々しい季節 |
|
6月 |
初夏の候 梅雨の候 立夏の候 向夏のみぎり あじさいの花咲く頃 |
| 7月 |
盛夏の候 猛暑の候 酷暑の候 炎夏の候 暑中お見舞い申し上げます |
|
8月 |
残暑の候 炎暑の候 晩夏の候 秋暑の候 残暑厳しき折 残暑お見舞い |
| 9月 | 初秋の候 秋涼の候 涼月の候 新秋のみぎり 朝夕ようやく涼しくなり |
| 10月 | 仲秋の候 終冷の候 紅葉の候 錦秋の候 秋も深まってまいりましたが |
| 11月 | 晩秋の候 向寒の候 暮秋の候 落葉の候 朝夕めっきり冷え込みますが |
| 12月 | 初冬の候 寒冷の候 歳末の候 師走の候 今年も残すところあとわずかとなりましたが |
ビジネス文章の定型文（安否・幸せを祝う）書き方
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企業、団体などの組織に送る場合と、個人に送る場合のビジネス文章の定型文をご紹介していきまうす。
企業、団体などの組織に送る場合
⇓
貴社 貴店 貴行 貴校 貴会 貴組合 貴所 御社 皆様
⇓
におかれましては（省略）
⇓
ますます いよいよ いっそう
⇓
ご清栄 ご隆盛 ご発展 ご隆昌 ご繁栄 ご盛業 ご活躍 ご荘健 ご多忙
⇓
のことと の由 の段
⇓
心よりお慶び申し上げます 大慶に存じます お喜び申し上げます
個人宛に送る場合
⇓
〇〇様 先生 皆様 御一同様
⇓
には、 におかれましては
⇓
ますます いよいよ
⇓
ご健勝 ご清祥
⇓
のことと の由
⇓
お慶び申し上げます お喜び申し上げます 大慶に存じます
（完成例）貴社、ますますご清栄のことと、お慶び申し上げます。
ビジネス文章の定型文（感謝の気持ちを伝える）書き方
ビジネス文章では、時候のあいさつと組み合わせて日頃の感謝の気持ちを伝える書き方があります。
とても、ていねいさが伝わり、好感が持たれる文章になるのでビジネス文章定型文として覚えておくと便利です。
平素は 日頃は いつも 先日は
⇓
格別の ひとかたならぬ いろいろと 何かと
⇓
ご厚情 ご高配 お引き立て ご愛顧 ご支援 ご協力 ご教示 ご芳志 ご厚誼
ご芳情
⇓
を賜り をいただきまして にあずかり
⇓
厚く御礼申し上げます 誠にありがとうございます 心よりお礼申し上げます
心より感謝致します 深謝申し上げます
（完成例）平素は格別のお引き立て賜り、心よりお礼申し上げます。
ビジネス文書 本題にはいる前のきまり言葉
ビジネス文書の書き方では、本題（主文）から先に書き、内容がひと目で分かるようにしていきます。
前文から本題（主文）へ書き始める前の「起こし言葉」を使って文章をつないでいくのがきまりです。さまざまなビジネスの場で活用できる「起こし言葉」と完成例をあげていきます。
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本題へ繋ぐ起こし言葉
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本題へつながる完成例
|
| さて | さて、先日の企画書につきまして… |
| このたび | このたび、注文商品と違う商品納入により… |
| さて、このたび | さて、このたび弊社では… |
| 実は | 実は、弊社で長年販売しておりました… |
| さて、早速ですが | さて、早速ですが、かねてより企画をしておりました… |
| 先般は | 先般は、弊社展覧会にご来場賜り誠にありがとうございました |
| 先日は | 先日は急な事情により… |
| かねてより | かねてより開発をすすめておりました… |
| さて、ご高承の通り | さて、ご高承の通り、このところの原油の高騰により… |
ビジネス文書の最後を締める結びの言葉
ビジネス文書の末文でしめくくり結びの言葉を使うことにより、用件の念押しの意味やていねいさが相手に伝わります。
まずは・取り急ぎ・略儀ながら・それでは
⇓
書中にて・書中をもって・書中をもちまして
⇓
お知らせ・ご挨拶・お願い・ご照会・ご案内・ご依頼・お祝い・お見舞い・お詫び・お返事・ご回答・御礼・ご通知
⇓
まで・申し上げます・とさせていただきます
最後のあいさつに使うと良い言葉例
（完成例）まずは、書面にてご連絡申しあげます。
返事を求める場合→「お忙しいところ恐れ入りますが、◯月◯日までにご回答いただければ幸いに存じます」
今後のお願いにつなげる→「今後とも倍旧のお引き立てを賜りますよう、お願い申し上げます」「今後ともご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます」
依頼・断りをする場合→「あしからずご了承くださいますよう切にお願い申し上げます」
健康・繁栄を祈る場合→「時節柄、ご自愛のほどお祈り申し上げます」「貴社ますますのご発展をお祈り申し上げます」「皆様のご健康をお祈り申し上げます」
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ビジネス文書のていねいさが信頼度につながる
ビジネス文書では、ひと目見てわかること簡潔にわかりやすくまとめられていることが求められます。
基本のフォーマットを利用することで、ていねいなビジネス文書ができあがるだけでなく、仕事全般の処理能力が高い「できる人」と相手はかんじてくれるはずです。ぜひ、ご活用ください。
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