【 ビジネス電話 】好感を得る電話応対のルールと敬語の使い方 状況に合わせた対応がすぐにわかる

 ビジネス電話 の応対が苦手と思っているのは、あなただけではありません。はじめはだれでもドキドキするものです。

しかし、 ビジネス電話 応対の基本的なルールや敬語の使い方、状況に合わせた対応の仕方さえ覚えておけば、

ドキドキすることもなく自信が持てるようになります。好感を得るためのビジネス電話応対の方法について詳しくご紹介していきます。

ビジネス電話 応対のルール

ビジネスで好感を得るために絶対守らなければいけない基本ルールが5つあります。

このルールを守ることで、あなたへの信頼度や好感度があがるだけではなく、会社の信用へと繋がっていくはずです。

① 3コール以内に電話にでること

ビジネスでの電話は、3コール以内にでることがマナーです。この間、約10秒といわれています。

たかが10秒とおもうかもしれませんが、かけている側からすると長い時間に感じる時間になります。

もし、3コール以内に間に合わなかったときは、「お待たせいたしました。〇〇会社でございます」と一言お詫びを添えてでるようするとよいでしょう。

② ビジネス電話 を保留にする時間は30秒

電話を保留にする場合も、相手を待たせる時間の目安は約30秒です。それ以上になりそうな場合は、「確認いたしまして、折り返しお電話いたします」と言って、いったん切るようにします。

③大事な内容は復唱する

たとえば会社名、名前、用件などの大事な内容は、必ず復唱し、確認するようにします。急いでいるときでも必ず復唱することを忘れてはいけません。

（例）「復唱いたします。〇〇を◯月◯日◯時までのお届けということでよろしいでしょうか」

というふうに、復唱し確認をすることで、丁寧な電話応対を印象づけることができます。

④相手の名前を聞きたいときは自分から

電話で相手の名前を聞きたいときは、まず自分から名乗るのがルールです。「恐れ入りますが」とさりげなくたずねるようにし、

「私、企画部の山田一郎と申します。失礼ですが、お客様のお名前をお聞かせいただけますでしょか？」ときりだします。

名前を教えてもらったあとで再度名前の確認をおこなうときに気をつけなければいけないことが、敬語の正しい使い方です。

「〇〇様でございますね？」は、NGです。正しい敬語は「〇〇様でいらっしゃいますね」となります。

⑤電話の切り方は静かに

電話をかけた側が、先に切るのがルールになります。自分が先に切るときは、「お電話ありがとうございました」などのお礼を伝えてから

「失礼いたします」と言い、フックボタンを使うなどして静かに切るのがマナーです。逆の場合は、相手が電話を切ったことを確認してから静かに切ります。

失敗しないビジネス電話の受ける前の準備

まずは、ビジネスの電話を受ける前にメモとペンを用意しておくのが原則です。電話で応対しやすいように資料など整理は普段からしておくとスムーズに電話を受けられます。

電話メモなどをあらかじめ用意し、口頭以外にも電話があったことを伝えるようにするのがマナーです。

〔広告〕

全世界で1,200万人が利用するネットFaxサービス

担当者を指名されたときの電話応対の流れ

「はい、〇〇会社でございます」

「おはようございます。〇〇社でございます」

「はい、〇〇社田中でございます」

相手が名前を名乗ってくれたら

「〇〇会社の吉田様でいらっしゃいますね。いつもお世話になっております」

相手が担当者を指名してきたときは

「〇〇でございますね。少々お待ちください」

指名された担当者が不在だったときは

「申し訳ございません。〇〇はただいま席を外しておりまして、◯時頃には戻る予定になっております。終わり次第、こちらからお電話させていただきますが、いかがいたしましょうか」

担当者が打合せ・会議中のとき

「申し訳ございません。〇〇はあいにく打合せ中（会議中）でございます。◯時には終わる予定になっております。

終わり次第、こちらからお電話させていただきますが、いかがいたしましょうか」

担当者が他の電話中だったときは

「申し訳ございません。あいにく〇〇は別の電話に出ております。よろしければ、終わり次第こちらからおかけ直しさせていただきますが、いかがいたしましょうか？」

担当者が離席中だったときは

「申し訳ございません。あいにく〇〇は席を外しております。◯時ほどで戻ってくる予定ですので、折り返しこちらからお電話させていただきますが、いかがいたしましょうか」

相手が折り返しの電話を了解してくれたときは

「それでは、念のため、お電話番号をうかがってもよろしいでしょうか」

相手が電話番号を教えてくれなかったときは

「それでは、〇〇様からお電話をいただきましたことを申し伝えます」

相手が電話番号をおしえてくれたら

「復唱します。000-0000-0000　〇〇社の〇〇様でいらっしゃいますね」

相手から伝言を頼まれ、用件を聞いたら

「かしこまりました。復唱いたします。〇〇ということでよろしいでしょうか。〇〇に申し伝えるようにいたします」

「かしこまりました。〇〇の件確かに承りました」

最後のあいさつは自分の名前を名乗る

「私、営業部の清水が承りました。お電話ありがとうございました」

相手の問い合わせ内容が自分の判断で即答できない場合

「はい、〇〇会社でございます」

「おはようございます。〇〇社でございます」

「はい、〇〇社 田中でございます」

相手が名前を名乗ってくれたら

「〇〇会社の吉田様でいらっしゃいますね。いつもお世話になっております」

相手の問い合わせ内容が自分ではわからないもしくは判断できないとき

「申し訳ございません、私ではわかりかねますので、担当の者と代わります。少々おまちくださいませ」

担当者が不在ですぐに転送できないとき

「申し訳ございません。あいにく担当者が席を外しておりますので、戻り次第、折り返し担当者からお電話をかけ直しさせていただきますので、

お電話番号をうかがってもよろしいいでしょうか」

困った電話がかかってきたときのビジネス電話応対法

ビジネスの電話応対は取引先や顧客だけとは限りません。中には、セールス電話やいたずら電話など困った電話がかかってくることもあります。

その時のビジネス電話応対方法についてすすめていきます↓。

セールス電話だったときのビジネス電話応対

「申し訳ございません。当社ではセールスのお電話をお断りしておりますので」

「申し訳ございませんが、そのようなお電話はお取り次ぎできないことになっております」

いたずら電話を受けたときの ビジネス電話 応対の仕方

いたずら電話かどうか確認の意味をこめて

「恐れ入ります。お電話が遠いようです」

再度いたずら電話とわかる内容だった場合

「申し訳ございません。お声が遠く届きませんので切らせていただきます」

状況に合わせたビジネス電話応対の敬語の使い方

ビジネスでの電話応対で、正しい敬語を使えるとあなたの好感度や信頼度が上がります。状況に合わせた敬語の使い方の一覧です。

ビジネス敬語をもっと詳しくは→【保存版】ビジネスで使う尊敬語・謙譲語がまるわかり！ビジネスでの好感度 信頼度があがる！

ビジネスでの電話応対で大事なこと

電話だから相手に見えていないと安心して他の作業をしながら電話応対をすると、必ず相手に気づかれてしまうものです。

見えないところでも、電話口では、笑顔で話すようにします。

笑顔でいることで、広角が上がり明るい声の印象になり、声のトーンも少し上がるので相手に好感を持ってもらうことができます。ぜひ、試してみてください。

ビジネスメールの詳しい書き方については→【必見！】ビジネスメールで好感を得る方法 すぐに読みたいと思わせるテクニックがわかる

〔広告〕ビジネスお役立ちグッズ

ブランド腕時計レンタルサービス