【必見！】ビジネスメール で好感を得る方法 すぐに読みたいと思わせるテクニックがわかる
- 2019.02.25
- ビジネス文章 ビジネスメール のできる人に思われる書き方
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ビジネスの場で取引先の相手や顧客と打合せをするときにかかせないのが、 ビジネスメール やビジネス文章です。
ビジネスメールやビジネス文章と聞くとむずかしい印象がありますが、決まった形式どおりに文章を作って行けば「できる人」にだれでも見られるようになります。
ここでは、ビジネスメールを中心に好感を得られるための基本テクニックをわかりやすくご紹介していきます。
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ビジネスの第一歩！相手とのアポイントのとり方
ビジネスの打ち合わせなど初めての相手を訪問するときなどには、まず電話でお願いします。
2回目以降の相手のときは最初からメールでも大丈夫ですが、いきなり文章だけを送るのは失礼です。
電話で訪問お願いするときには、「お忙しいところ誠に恐縮ですが、△△の件でぜひ、お目にかかりご相談させていただきたいと思っております」と話をきりだします。
ビジネスメールやビジネス文章の基本は、正しい敬語つかうことになります。敬語の使い方についてすすめていきます。
ビジネスで使う尊敬語、謙譲語、丁寧語の意味がすぐにわかる
話し言葉でそのまま話すことは、自分の品格を下げてしまうだけではなく、仕事ができない人と印象づけてしまいます。
敬語、謙譲語、丁寧語をしっかり使い分けができた方が相手からの信頼や好感を得ることにつながります。
尊敬語→相手が自分より上の立場とし敬意を表す言葉をいいます。ビジネスの場では、年上にかかわらず年下であっても取引先の相手でも尊敬語を使うのがきまりです。
謙譲語→自分や社内など身内につかう言葉で、相手にへりくだって間接的に敬意を表す表現をさします。「弊社」「伺う」などといった言葉が謙譲語です。
丁寧語は→文字通り丁寧な表現で相手に敬意を示す言葉をいいます。一般的に「です」「ます」が丁寧語の一例です。
ビジネスの場ですぐに言い換えることができる【尊敬語、謙譲語、丁寧語一覧表】については→【保存版】 ビジネス で使う尊敬語・謙譲語がまるわかり！ ビジネス での好感度 信頼度があがる！
相手がすぐに読んでくれる ビジネスメール とは
相手も仕事をする中で多くのメールや手紙を読まなければいけなません。そんなとき、内容がひと目でわかりにくいメールは後回しされてしまうことも考えられます。
そこで、ひと目見てわかりやすく後回しにされることのないひきつけるビジネスメールの書き方をご紹介します。
ビジネスメール できる人と思わせる「件名」の入れ方
件名は、「キーワード」「目的」のどちらかを入れることが基本です。
件名をわかりやすくひと目見て内容がわかることです。受け取った相手がこのメールが見やすいかを瞬時に判断することができれば、すぐに内容を確認してくれます。
「キーワード」を件名にいれる場合の技
「キーワード」をいれる場合、セミナーの連絡がしたいときは件名に『4月5日 販売促進セミナー開催のお知らせ』というふうにどんなセミナーがいつ開催されるかを具体的にわかる内容にすることが大切です。
「目的」を件名に入れる場合の技
「目的」を件名に入れる場合は、『新商品のデザインについてのご相談』というふうに目的をはっきりさせておきます。
しかし、仕入れ値段の値下げをお願いしたいときなど相手に言いにくい頼みにくい内容であるときは、
あえて『仕入れ値についてのご相談』とぼかした件名をつける方法もビジネスの場では必要になります。
すぐに読んでもらいたいときは件名に工夫をいれる
どうしても、すぐに相手に見てもらいたいときは、件名に【重要】【至急】といった文字を頭につけます。ただ、あまり頻繁に使いすぎるのは、意味をもたなくなります。
ひきつける ビジネスメール 例文
宛先：suzuki@yok〇〇.co.jp
CC:tuyama@bbb〇〇.ne.jp
BCC:
件名：新商品の打合せ日程について
添付：スケジュール表
YOKデザイン株式会社
開発企画部 鈴木章様
いつもお世話になっております。
株式会社BBB営業部津山です。
新商品デザインの打合わせ日程が決まりましたので
下記の通りご連絡いたします。
添付資料スケジュール表をご確認いただき、
ご出席くださいますようよろしくお願いいたします。
日時 令和〇〇年5月5日（月）午前10時
場所 弊社6階会議室
※※※※※※※※※※※※※※※※
株式会社〇〇営業部 佐藤隆
〒112-1234
東京都文京区東京都文京区〇〇-○○-〇〇
電話：03-1234-5678/FAX：03-1234-5678
mail:satou＠〇〇.com
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すぐに用件がわかるような文章でありながらていねいであることが大事です。
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ビジネスメールを書くときの文章のながれ
ビジネスメールやビジネス文書を書くときの流れの決まりがあります。
『宛名を書く→挨拶文→自己紹介→用件を伝える→結びの言葉→差出人』この流れを守ることで、相手にわかりやすく伝えることができ、好感度をあげることにも繋がります。
宛名の書き方
ビジネスの場の宛名とは、会社名、部署名、氏名、様を書くことをいいます。
例「クラブ株式会社 営業部 中川守様」
㈱のように略式で書かず、必ず株式会社と書き、名前もフルネームで書くのが決まりです。宛名に誤字がないように注意します。
挨拶文の書き方
はじめの書き出しに挨拶をいれます。自分との関係性で言葉を選ばなければいけません。
例「いつもお世話になっております」「お疲れ様です」「初めまして」
自己紹介の書き方
自己紹介は、初めてビジネスメールを送る相手に自分の社名、部署、氏名を伝えることです。
例「先日、セミナー会場で名刺交換をさせていただいた△△株式会社営業部の田辺洋介と申します」
用件を伝える書き方
今回なぜメールをしたかを先に伝えてから詳細（日程や場所）などを書きます。相手が送られてきた
メールがどういった内容かすぐにわかるようにするだけで、読みやすいと思われる文章になります。
例「〇月〇日納品予定の△△についてご報告いたします」
結びの言葉
用件を書き終えたら結びの言葉をいれるのが決まりです。
例 「まずは、取り急ぎメールにてご報告まで」「まずは、取り急ぎご連絡申しあげます」
「今後ともどうぞよろしくお願いいたします」「以上、よろしくお願いいたします」「よろしくご検討ください」「何卒よろしくお願いいたします」
相手からの返信をお願いしたいときの結びの言葉では
例 「以上、お忙しいところ恐れ入りますが、ご返信よろしくお願いいたします」「ご教示願えれば幸いです」「ご都合をお知らせいただけると幸いです」
結びの言葉があるだけで「できる人」の印象を残し、信頼度があがります。
差出人の書き方
最後に自分の氏名連絡先をわかりやすく書きます。ここで、文章が終わりとわかる意味があります。
FAXでの ビジネスメール の書き方
FAXを使って相手に連絡を取る方法は手軽ではありますが、社内共有するものだけに担当者だけに伝えたい書類を送るという点では不向きです。
また、目上の人や儀礼的なことにはFAXは失礼になります。FAXを使って ビジネスメール を送るときは送信トラブルに備え、
差出人、社名、部署名、FAX番号、電話番号、送信日付があることを確認し、相手の氏名、社名、部署名、相手先のFAX番号を明確に書きます。
送信漏れを防ぐために枚数表示を入れておくとよいでしょう。件名をひと目みるだけで内容がわかるようにすることも大切です。
FAXでの ビジネスメール 例
FAX送信状
送信日 20〇〇年3月5日
株式会社〇〇 開発部
〒123-4567 東京都千代田区丸の内1-1
TEL：03-1111-4567 FAX:03-111-123
担当：田中好子
宛先
〇〇株式会社 □ご確認ください
営業部 内田太郎様 □折り返しご連絡ください
FAX番号03-1234-〇〇○◯ □のちほどお電話を差し上げます
送信枚数（本城を含め）2枚
件名：パッケージデザイン打合わせ日程について
いつもお世話になっております。
「マル丸かけーる」のパッケージデザインにつきましての打合せの日程が下記に決まりましたので、ご連絡いたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご出席くださいますようお願い申し上げます。
記
日時 20〇〇年3月12日（月） 午後1時～2時
場所 弊社3階会議室
以上、よろしくお願いいたします。
ビジネスメールで好感 信頼を得るには
ビジネスメールでは、用件をだらだら長く書くのではなく簡潔にわかりやすくすることが「できる人」と思われるポイントになります。
ビジネスメールからその人が仕事全般の処理能力があるのかが見えてきます。ビジネスメールの決まりのフォーマットに自分の伝えたい用件を当てはめていくことが好感 信頼を得る近道です。ぜひ、参考にしてください。
ビジネスマナーについては→ 【ビジネス】ビジネス成功の鍵になる身だしなみ 失敗しない！好感度をあげる↑ビジネスマナー
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