「 確認書」ビジネス文書の書き方 成功へのマナー&ポイントがわかる

「 確認書」ビジネス文書の書き方 成功へのマナー&ポイントがわかる

ビジネスでのやりとりの 確認書 とは、電話だけのやりとりがあったとき、お互いの伝えた内容に相違が生じないようにする確認のための文章のことです。

「言った」「言ってない」「聞いてない」など後々困ったことにならないために確認のための文章をあらかじめ作成して記録を残すことを目的にします。

確認のための文章を作成するタイミングは、「契約事項」があるのとき、たとえば日時や条件など確認したいときや、

「注文」のときの注文品、注文数、納期、発送、注文取り消し、支払いなどの確認をおこなうときです。

文章にして記録を残すことで、お互いの意思疎通ができていることの確認にもなります。

ビジネスでは、絶対に必要な文章ともいえるでしょう。確認書の例文をご紹介していきます。

契約成立のあとのお礼状の書き方については⇒【ビジネス文書】お礼状(仕事上の お礼状 )の書き方 取引先紹介・商品受注・訪問・資料送付のお礼編

《広告》

レンタルサーバー エックスサーバー

電話発注での 確認書 の書き方&ポイント 

令和◯年◯月◯日

〇〇株式会社

文具担当 田中浩一様

星文具株式会社

営業課 山田一郎

お絵かきシート「かけルルンです!」注文のご確認

拝啓 大暑の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。日頃は格別のお引き立ていただき誠にありがとうございます。

 さて、このたびは、◯月◯日(火)弊社製品お絵かきシート「かけルルンです!」をご注文いただきまして、誠にありがとうございます。

 つきましては、念のため納期のご確認をさせていただきたく書面にてお送りいたしたます。内容をご確認いただきますようお願い申し上げます。

 お間違いがないようでしたら、お手数ですがご署名ご捺印のうえご返送くださいますようお願い申し上げます。

 

敬具

  1. ご発注品名:「かけルルンです!」
  2. 数量:20個
  3. 納品日:○月○日(木)

以上

①タイトルに商品名を明記することで相手がすぐに内容をわかるようにする

②商品名をいれる

③注文のお礼は必ずいれる

④確認してもらった証明となるように捺印をもらう

⑤注文内容を別記にして商品名、数量、単価などわかりやすくかく。

※電話でのやりとりだけでは聞き取り間違いが起こる可能性があるので、しっかり確認してもらう

納期 確認書 の書き方&ポイント

令和◯年◯月◯日

〇〇株式会社

文具担当 田中浩一様

星文具株式会社

営業課 山田一郎

お絵かきシート「かけルルンです!」納期のご確認

拝啓 大暑の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。日頃は格別のお引き立ていただき誠にありがとうございます。

 さて、このたびは、弊社製品お絵かきシート「かけルルンです!」20個をご注文いただきまして、誠にありがとうございます。

 念のため納期のご確認をさせていただきたく下記のとおり書面に認めました。内容をご確認いただき、お間違いがないようでしたら、お手数ですがご署名ご捺印のうえご返送くださいますようお願い申し上げます。

 

敬具

  1. ご発注品名:「かけルルンです!」
  2. 数量:20個
  3. 納期:○月○日(木)
  4. 納入場所:○○株式会社○○支店様
  5. 納入時間:午前中(12時まで)

以上

①注文のお礼は必ずいれる。

②電話発注のときの確認書とほぼ同じ内容。加えて納品日時、納入場所を別記にしっかり書く

支払い条件 確書書の書き方&ポイント

令和◯年◯月◯日

〇〇株式会社

取引部長 的場 祐二様

星文具株式会社

営業課 山田一郎

支払い条件のご確認

拝啓 大暑の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。日頃は格別のお引き立ていただき誠にありがとうございます。

 さて、このたびは、弊社製品お絵かきシート「かけルルンです!」をご注文いただきまして、誠にありがとうございます。

 つきましては、下記のとおりお支払い条件の確認をさせたいただきたくご連絡申し上げます。お手数ですがご確認のほどよろしくお願いいたします。

 まずは、お礼かたがたご確認まで。

 

敬具

  1. ご発注品名:「かけルルンです!」
  2. 数量:20個
  3. 単価:000円
  4. 合計金額:0000円
  5. 納期:○月○日(木)
  6. 納入場所:○○株式会社○○支店様
  7. 支払い方法:銀行振込

以上

①注文をいただいたことへのお礼を必ずいれる。

②別記には、銀行振込先など必要であれば記載する。

③数量、桁などに間違いがないか特に注意して書く。

確認書のマナー

確認書

確認書は、口頭だけのやりとりでミスを防ぐ目的があります。文章にすることで記録を残すことができるので、

ビジネスでは必須の文章になりますが、口頭で約束した内容をそのまま確認書の文章にしてしまうのは、避けなければいけません。

確認 の文書間違えやすい具体例

(間違い)「こちらでよろしいでしょうか」⇒(正解)「お間違いないでしょうか」

(間違い)「先日」⇒(正解)取引日を明確にする「○月○日(金)」

 

確認書は、箇条書きにして別記で相手にわかりやすくすることで、数字の聞き間違いなど事前に防ぐことができます。

最近ではメールでのやりとりも多くなってきていますが、メールで確認書を作成する場合は、

謝ってデータを消去してしまわないように保存して記録を残すようにしましょう。ぜひ、参考にしてみてください。

メールでのビジネス文章の書き方については⇒【必見!】ビジネスメール で好感を得る方法 すぐに読みたいと思わせるテクニックがわかる

《広告》

JINS 公式通販ショップ【JINSオンラインショップ】